■提供ソリューション
Microsoft 365を活用したぐんまちゃん利用許諾データベースの開発・運用保守
申請受付データから申請管理台帳を連動させた申請情報の一元化と、ぐんまちゃん利用事業者からのオンライン申請をMicrosoft 365を用いて実現しました。
群馬県のマスコット「ぐんまちゃん」は「ゆるキャラ(R)グランプリ 2014」で優勝するなど、全国的に大人気のキャラクターです。ライセンス管理を行うメディアプロモーション課では、利用許諾業務の利便性向上のため、2022年10月よりイラスト利用申請の電子化を実現しました。本事業においてGCCはMicrosoft 365を活用したオンライン申請フォームと利用許諾データベースの提供をしています。
群馬県庁では2022年度よりMicrosoft 365の利用を開始し、DX課を中心に庁内事務フローの改善を推進しています。業務主管課がその潮流の中、どのようにオンライン化を実現していったか、お話を伺いました。 (2023年3月作成)
取材協力： 群馬県知事戦略部
メディアプロモーション課 様
住所：〒371-8570 群馬県前橋市大手町1-1-1
人口：1,909,670人（2023年1月現在）
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群馬県庁のメディアプロモーション課では、ぐんまちゃんのイラストを使用したい事業者に対する利用許諾業務を行っています。申請件数は年1000件以上で、5人の職員と3人の会計年度任用職員で利用審査及びデザインチェックを行っています。
課内で最も課題となったのが、申請情報の検索性の低さです。これまでの申請情報は、紙の申請書を持参か郵送またはPDF付きのメールで受け付けていました。それを会計年度任用職員が、申請情報を申請管理台帳Excelに入力し、申請書を決裁に回します。また年度毎に管理台帳のExcelファイルを作成していたため、過去の申請情報を探す時は、複数のExcelを探さなければならず、利用許諾期間が切れる該当一覧を作成する時もとても煩雑な作業になっていました。
他にも課題がありました。申請書は利用審査の決裁と併せてぐんまちゃんイラストの利用デザインのチェックを行います。多くの職員を介するため、途中で滞留すると決裁完了まで多くの日数を要することがあります。また、申請不備などがある場合は保留状況となるため、完了していない申請書が机の上に溜まり、決裁状況がわからないことがありました。
以上の課題を解決するには、申請管理台帳のシステム一元管理と、電子決裁化だと考えました。
また、あわせて事業者からの利用申請もオンライン化することで、申請情報の台帳入力業務を省略するだけでなく、申請事業者の利便性向上のため、要件に加えました。